檔案資料管理是每個(gè)企事業(yè)單位都需要面臨的事情，檔案種類(lèi)繁雜，數(shù)量巨大，延續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的人工紙張記錄方式會(huì)給管理造成諸多難題，導(dǎo)致檔案的丟失混亂，從而造成不便，因而應(yīng)用一套系統(tǒng)的現(xiàn)代化的管理方案是十分必要的。大連錕程科技設(shè)計(jì)研發(fā)的基于rfid技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，主要是由數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)組成的，可以有效的對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行信息化完善和補(bǔ)充，為檔案的管理和保存、查找?guī)?lái)質(zhì)的提升。
在大連錕程科技智能檔案管理系統(tǒng)中，rfid數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸出終端，由中心數(shù)據(jù)庫(kù)和智能管理硬件設(shè)備組成。其中硬件設(shè)備包括讀寫(xiě)器和手持機(jī)，是信息傳輸?shù)闹匾丝?，讀寫(xiě)器用于標(biāo)簽信息的錄入和導(dǎo)出，手持機(jī)用于對(duì)現(xiàn)場(chǎng)信息的采集和通訊，采集到信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)記錄分析，從而達(dá)到為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。而檔案管理信息系統(tǒng)則由儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)、查詢(xún)管理子系統(tǒng)、銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)四部分構(gòu)成。其中儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)包括儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊和檔案自動(dòng)識(shí)別模塊，安全管理子系統(tǒng)又包括監(jiān)控模塊和警報(bào)模塊。該系統(tǒng)與數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是通過(guò)接口互通實(shí)現(xiàn)對(duì)接，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)檔案信息的采集、儲(chǔ)存，電子標(biāo)簽的管理，檔案管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)將收集到的檔案信息進(jìn)行管理和應(yīng)用。系統(tǒng)支持設(shè)置權(quán)限管理，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全性。
一般來(lái)講，檔案的管理流程是入庫(kù)-盤(pán)點(diǎn)-查閱-防盜-銷(xiāo)毀等幾部分構(gòu)成的。在新增檔案入庫(kù)前，首先要根據(jù)檔案的類(lèi)別、年份、密閉登記、管理方向等規(guī)定的管理信息對(duì)其進(jìn)行編制管理，并通過(guò)讀寫(xiě)器將所有相關(guān)信息寫(xiě)入電子標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)生成的數(shù)據(jù)信息被傳送到中心數(shù)據(jù)庫(kù)里以備系統(tǒng)內(nèi)其他管理模塊調(diào)用。應(yīng)用rfid技術(shù)管理檔案，可實(shí)現(xiàn)快捷簡(jiǎn)便的信息化盤(pán)點(diǎn)工作。查詢(xún)子系統(tǒng)下達(dá)盤(pán)點(diǎn)任務(wù)，并通過(guò)讀寫(xiě)器對(duì)檔案信息進(jìn)行收集整理，包括檔案具體信息以及儲(chǔ)位信息等，將收集到的信息自動(dòng)返回中心數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行核對(duì)清點(diǎn)，異常信息由管理員利用手持機(jī)進(jìn)行進(jìn)一步的手機(jī)核對(duì)，并現(xiàn)場(chǎng)完成信息的匹配，達(dá)到快速盤(pán)點(diǎn)的目的。
查詢(xún)功能完全由查詢(xún)管理子系統(tǒng)完成，工作人員根據(jù)需要輸入檔案的編號(hào)、名稱(chēng)等相關(guān)信息進(jìn)行查詢(xún)，檔案自動(dòng)識(shí)別模塊對(duì)信息進(jìn)行識(shí)別匹配，儲(chǔ)位接受查詢(xún)指令亮燈指示檔案具體位置，工作人員拿到檔案后經(jīng)過(guò)出庫(kù)口時(shí)，庫(kù)門(mén)安裝的閱讀器將再次對(duì)標(biāo)簽信息進(jìn)行讀取審核，與系統(tǒng)出庫(kù)檔案一致會(huì)放行，不一致會(huì)發(fā)出警報(bào)信息，處理異常領(lǐng)取。對(duì)于所有閱讀器識(shí)別范圍內(nèi)的檔案，當(dāng)被異常取出時(shí)，監(jiān)控模塊均會(huì)激活警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)。
檔案的價(jià)值收時(shí)間效應(yīng)影響很大，對(duì)于失去管理價(jià)值的檔案，企事業(yè)檔位將會(huì)予以銷(xiāo)毀處理。以減輕對(duì)檔案管理資源的占用。在檔案管理過(guò)程中，超過(guò)預(yù)期管理時(shí)效的檔案將自動(dòng)提示銷(xiāo)毀信息，由管理部門(mén)決定是否進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效期管理。銷(xiāo)毀檔案的標(biāo)簽可以卸載下來(lái)，對(duì)信息進(jìn)行更新修改，重復(fù)利用在新增檔案上。
大連錕程科技設(shè)計(jì)研發(fā)的智能檔案管理系統(tǒng)，可幫助企事業(yè)單位有效的對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，解決傳統(tǒng)管理不當(dāng)?shù)膯?wèn)題，方便檔案的存檔和查找，為企業(yè)管理提供便利。系統(tǒng)的建立，不僅可以更好的解決檔案混亂管理的問(wèn)題，還可以規(guī)劃?rùn)n案存儲(chǔ)空間，整合傳統(tǒng)紙張檔案占用資源，避免因管理混亂造成的資源浪費(fèi)的問(wèn)題。
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